A formalização da entrada no Programa deve ser feita de modo online através do Sistema Atena. Também serão feitas desse modo as formalizações de todas as demais solicitações: prorrogação, afastamento, substituição de supervisor, antecipação de término e entrega de relatório final, assim como a tramitação do cadastro inicial e do encerramento, sendo que as aprovações do departamento, do supervisor e dos pareceres de avaliação serão todos realizados por lá. O cadastramento inicial no Pós-Doutorado também é feito no sistema pelo supervisor apenas. Assim, não se fazem mais necessários os documentos em papel e a abertura de processo. 

Os pedidos de cancelamento ou alterações são feitos via e-mail para o cpqfcf@usp.br. É para este endereço também que deve se informar qualquer alteração no que fora aprovado, encaminhando à CPq um documento que comprove a alteração. E não pode haver mudança do título do projeto desenvolvido, caso isso precise ser feito, o pós-doutorado vigente deverá ser encerrado ou cancelado e  deverá haver a abertura de um novo.

O Programa de Pós-Doutorado tem como período máximo de vinculação com o mesmo plano de trabalho um total de 5 anos. E, para pesquisadores estrangeiros, cabe lembrar que é preciso ter RNE ou passaporte com validade maior que o término do programa.

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